Aspetta a mandare quella mail
Ho da dirti un paio di cose, anzi 6, che possono esserti di aiuto.
Ehi, buongiorno ☀️!
Sono al mare in Liguria: un ultimo sguardo al blu prima del vero inizio di lunedì.
Mi piace che questa newsletter ti raggiunga il primo giorno di Settembre perché io sono tra coloro che sentono il numero 9 dell’anno come il mese del nuovo inizio. Più ancora che Gennaio, il vero numero 1. Non so da dove arrivi questa percezione: forse perché la pausa estiva è un po’ più lunga o magari un retaggio scolastico che mi è rimasto ancorato. Vale anche per te?
Tutto questo per dire che sento una forte energia e una gran voglia di ricominciare. Ne ho parlato anche nel canale broadcast che ho lanciato su Instagram: se ti va è qui o comunque trovi il link nella bio del mio profilo .
Intanto vediamo come questa energia si può tradurre in una comunicazione più empatica via mail.
PS: e comunque questa nuova veste della newsletter è piaciuta un sacco! Ne sono felice e grata.
Prima di passare oltre ti ricordo qui i prossimi appuntamenti durante i quali possiamo incontrarci:
Se ti interessa il giornalismo d’inchiesta sul tema ambiente ti segnalo un corso molto interessante e stimolante che prevede anche un mio modulo formativo sul giornalismo costruttivo. Sono stata coinvolta dagli amici della testata EconomiaCircolare.com. Parte il 16 ottobre. Trovi le info qui
8 settembre - per i giornalisti iscritti all’ordine a Ferrara il corso “Giornalismo costruttivo: tra etica e nuova informazione” - In presenza, gratuito, lo trovi su FormazioneGiornalisti (6 crediti deontologici) - iscrizioni aperte fino al 7 settembre
29 Settembre - Teatro Sfera di Bussero il Festival delle Relazioni Umane (poi ti darò più dettagli ma intanto metti in agenda se puoi)
30 Settembre - Festival del Podcasting a Milano (tieni d’occhio il sito)
Non esiste la mail perfetta ma possiamo sempre fare meglio.
Quante mail hai da scrivere nei prossimi giorni? Prendiamoci un momento insieme e capiamo come mettere un pizzico di empatia nella tua comunicazione scritta. Mettiamo a frutto l’energia di Settembre e la buona predisposizione del nuovo inizio.
Partiamo dal concetto che scrivere una mail è una sfida bella e buona. Tutt’altro che un’attività automatica e superficiale come talvolta la facciamo passare. E non è una questione di tempo perché scrivere con cura richiede la stessa quantità di minuti una volta fatto nostro l’approccio.
Ne vale la pena? Sì perché gli scambi virtuali sono un terreno molto fertile per fraintendimenti. Credo che anche tu possa contare esperienze di questo tipo nella tua storia professionale.
Lo scritto è lì: può essere esaminato a più riprese e analizzato con il filtro dei nostri pregiudizi e delle nostre credenze. Non che scrivere una mail con elementi empatici ci metta al riparo dagli effetti delle parole sugli altri (troppo dipende anche dalla loro storia!) ma di sicuro consente una comunicazione fluida e meno fraintendimenti. E poi sono dell’idea che ognuno di noi possa fare sempre il suo meglio. Lo dobbiamo alla relazione.
Ho messo insieme 6 punti da cui partire:
Un saluto originale. Non ho nulla contro i vari “buongiorno, buon pomeriggio o ciao” ma sono diventati talmente automatici da non essere notati. Prova a scrivere “Buongiorno…. che tempo fa da voi? Qui oggi giornata di sole….” oppure “Ciao… spero di trovarti in un momento sereno” o ancora “Buongiorno, come stai oggi? Funziona bene la tua giornata?”. Se abbiamo notizie personali su chi riceve la mail ricordiamo di far sentire la nostra attenzione: “Ciao… come è andato l’esame di tuo figlio?”, “Buongiorno, so che ti sei goduto un bel weekend di relax, spero sia andato alla grande”. Cambia tutto, te lo assicuro.
Figurati i destinatari della mail accanto a te. Questa tecnica io la uso sempre quando scrivo un testo: anche ora tu sei accanto a me e mi ricordi cosa ti può essere utile in tema di scrittura mail. In questo modo focalizziamo l’attenzione sul fatto che a ricevere la nostra comunicazione è una persona e non uno schermo senz’anima. Rileggi attentamente la tua email e immagina quale reazione può generare. Ci sono parole che puoi cambiare?
Se hai una cattiva notizia da dare usa parole positive. Quando la mail è accusatoria e giudicante il risultato non può che stare sul filo della frustrazione, rabbia, disagio. E questo non agevola la comunicazione. Quindi il “problema” diventa “la situazione”, “devi” si trasforma in “preferirei”, “dobbiamo” viene sostituito da “possiamo”.
Le emoji sono interessanti. Sebbene siamo abituati a utilizzarle soprattutto nelle comunicazioni personali, ormai queste piccole immagini cariche di significato umano ed emotivo sono state sdoganate anche nelle mail professionali. Senza eccessi, ovviamente, ma talvolta aiutano a smorzare gli animi. Soprattutto fino a che ci alleniamo alla comunicazione empatica con l’uso delle parole.
Oggetto della mail creativo. La seconda cosa che si legge, dopo il mittente, è l’oggetto della comunicazione: un pizzico di creatività non guasta mai. Può generare un sorriso, un ricordo, un aggancio emotivo. Per esempio una mail che ricapitola quanto detto in una riunione può avere un oggetto tipo: “quello che di costruttivo ci siamo detti oggi” oppure “Le nostre idee migliori”. Una mail per inviare un lavoro può essere introdotta da: “Ho fatto del mio meglio ma capiamo insieme” oppure “Ho finito il lavoro: grazie per questa sfida”. Lo senti come suona diverso?
Non esistono colpe ma soluzioni. Evitiamo di far sentire in colpa le persone. Se un lavoro non è stato fatto non puntiamo il dito ma troviamo un modo soft per far notare la mancanza e passare oltre. La forma passiva ci viene in aiuto: invece di “non hai consegnato il lavoro” proviamo con “ho notato che il lavoro non è stato consegnato, fammi sapere se hai necessità di più informazioni o aiuto per riuscire a concluderlo entro domani”. Non solo non diamo colpe, ci mettiamo a disposizione e mettiamo in evidenza l’urgenza. Che ne pensi?
Qualche minuto extra per curare la nostra comunicazione vale tutto l’oro del mondo. Perché stiamo parlando di relazioni.
Prova e fammi sapere come va. Buona scrittura e buon settembre.
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Un luogo.
I luoghi vibrano di energia: io ne ho alcuni che sono i miei luoghi del cuore dove semplicemente sto bene. In cima alla lista c’è Ècate, il caffè libreria aperto un anno fa da Diego Leone, fondatore insieme ad Alberto Manieri della casa editrice con cui pubblico Do It Human. Ècate è speciale: ci entri e vieni totalmente avvolto da un’energia potente che parla di gioia, amore e accoglienza. Ci si beve un caffè, si pranza, si prende un aperitivo, si lavora, si acquistano libri. Se sei a Milano o ci passi facci un giro. Potresti anche trovami lì, in effetti.
Un libro.
Come funziona la nostra mente rispetto alle decisioni da prendere? E come istituzioni e aziende si comportano quando vogliono guidarci a una scelta? “La spinta gentile” è un libro che va letto per capire alcune dinamiche interessanti che prendono vita dentro di noi in modo inconsapevole. Gli autori, Richard H. Thaler e Cass R. Sunstein, riportano esempi e studi che accendono un bel po’ di lampadine nella mente.
Un altro libro.
Sì, oggi sono due i libri. Facciamocene una ragione: se non ci raccontiamo nel mondo digitale rischiamo di perderci delle grandi opportunità professionali e umane. Il senso di “Story or die. O racconti o sei fuori” di Lisa Cron è questo. Un libro che ho amato fortemente perché sembra avermi letto nel pensiero. Una conferma e un bel po’ di stimoli in più.
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Ho scritto qualche libro sulla gratitudine, la comunicazione e il giornalismo costruttivo: li trovi tutti qui
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